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イベント予約管理システム

こんなお悩みありませんか?

✅WEBサイトでイベントを告知したい
✅予約人数が把握できていない
✅電話やメールで受付を行うのが大変!
✅イベント登録や案内に時間がかかる
✅決済案内にも手間がかかる
✅リピーター対策を行いたい

悩み03

もし1つでも当てはまるなら、お気軽にお問い合わせください!

当社では無料でご相談を受付けております。

三角

イベント予約管理システムを導入すれば、これら全て解決できます!

イベント予約管理システムは、WEBサイト上でイベントの告知ができるシステムです。
イベントの開催日程、時間、場所が一覧形式とカレンダー形式で告知できます。
そして、カレンダーから予約した際には、自動で予約者にメールを送り、決済まで管理することができます。
予約者はアカウント登録すれば、過去の予約一覧を参照でき、そこから予約のキャンセルなども可能です。
予約人数は自動でカウントされるため、上限に達した場合でも自動で予約できないよう制限をかけられます。

弊社でもこちらでイベント予約管理システムにて、個別相談の登録ができるようになっているんのでご参考にしてください。
https://aka-link.net/event/

イベント管理システムってどういうの?メリットとデメリットについて

これまで、電話やメールなど手動で行っていた業務を、イベント予約管理システムに切り替えれば様々なメリットがあります。

イベント予約管理システム

イベント予約管理システムを導入するメリット

WEBサイトで簡単にイベントを告知できる

イベント管理システムは、誰でも簡単に登録できる入力画面が用意されています。
そして、繰り返し登録機能を使えば、一度登録すれば入力せずに毎回告知できます。
例えば、毎週火、木19時から体験セミナーというイベントがあれば、一度登録しただけで未来永劫続けることができます。
もちろん、年末はやらないから削除したり、特定の日のみ時間変更も可能です。

予約人数管理機能で 誰がいつのイベント予約したか把握できる

予約可能人数を登録すると、予約登録されるたびに毎回管理者へ予約人数と残席数が通知されます。
予約の定員がいっぱいになった場合は、新規の予約申込みができなくすることもできます。
誰が?いつ?どの?イベントに誰が予約したか把握できるため、これまでわざわざ手動で管理していたことも全て自動で行うことができます。

自動メール送信機能で顧客対応してくれる

予約登録時、予約確定時、予約キャンセル時、予約取り消し時に自動で予約者へメール送信します。メール送信もかなり労力がいるものですが、特に送信漏れなど発生した場合は顧客からクレームがくるのが必至です。そのようなことが自動メール送信機能によって完全に無くなります。

決済案内を自動で送信してくれる

予約が確定後に送られる自動送信メールにて、銀行口座の案内を送ることによって決済してもらうことができます。
また、paypal連携もできるため、クレジットカードの使用も可能です。
通常の場合、手動でメールで決済の案内を送るか、当日に現金払いを行わなければならないためその手間が削減されます。

特定の人だけにイベントを告知できる

イベントの詳細を一般公開せずにパスワードで保護することもできます。
例えばリピーター限定イベント、女性限定イベントなど限定公開することによって対象者を絞るこもことが可能です。

リピーター対策を行いたい

一度イベントに参加した方は2回目以降は、ユーザ登録しなくても、自分独自のページで予約状況が参照できます。
このページでは、これまでの予約履歴はもちろん、予約したイベントの変更・キャンセルなども簡単に行うことができます。

イベント予約管理システムを導入するデメリット

パソコンが苦手な人は抵抗感がある

これまで、手書きのノートやExcelなどで入力していた業務から、システムに入力することになります。
入力自体は簡単ですが、パソコンが苦手な方は抵抗感があるかもしれません。
数回入力すれば慣れるので、最初は少し頑張って入力する必要があります。

不定期イベントがメインの場合は毎回入力が必要

毎週何曜日の何時から何時と定期的に決まっているイベントの場合は更新する必要がありませんが、不定期のイベントがメインの場合は毎回入力する必要があります。
但し、一度作成したイベントのコピーができるため、「日時を変えたい」、「イベント名を変えたい」などはコピーして簡単に作成することができます。

入力にはパソコンとインターネット回線が必要

入力するには、パソコンからインターネット回線に繋ぎ、サーバーにアクセスして更新する必要があります。
外出が多く、「パソコンを持ち歩いていない」、「インターネット回線が届いていない」、このような状況が多い場合は入力が難しくなります。
スマートフォンでも入力はできますが、画面が小さく入力がやり難くなります。
緊急の場合はスマホで入力するしかありませんが、「外出する前に入力を済ませておく」、「他の人に頼むなどの対応を行う」などの対策が必要です。

結果、イベント予約管理システムは、業務時間が削減できる反面デメリットも理解して使う必要があります。

当社ではイベント予約管理システムの導入から運用まで全てサポート致します!

三角

よくある質問

Q.パソコンが苦手ですが入力できますか?

A.システムと言っても、テキスト形式や選択形式で入力できます。
一度作ってしまえば、コピー機能によって少し変更するだけなので、誰でも簡単に入力可能です。
不明な点があれば、都度ご連絡いただければ対応致します。

Q.自動送信用のメールを持っていないのですが…

A.問題ありません。メールを持っていない場合は初期構築時に自動送信専用のメールアドレスを設定致します。

Q.複数人で運用したいですが、何人まで設定できますか?

A.アカウントを追加すれば何人でも可能です。規模にもよりますが、運用が煩雑になるため2〜3人で運用することをお勧めします。

Q.現在ホームページを持っていますが、イベント予約管理システム単体で導入が可能ですか?

A.もちろん可能です。但し、現状はホームページとセットで導入するお客様が多くなっています。

Q.導入や運用の費用はどのくらいかかりますか?

A.初期費用10万万(税抜)、月額保守費用2,000円としています。ホームページとセットで導入する場合は、ホームページの月額保守費用に含まれます。

当社のサポート体制

当社は従来のメールの問い合わせではなく、LINEから問い合わせを受け付けることができます。
それによって、障害はもちろん、些細な不明点などもお気軽に素早く対応することが可能です。

イベント予約管理システムでは、以下全て手に入れることができます!

✅WEBサイトで簡単にイベントを告知することができる
✅予約人数や予約者の把握が自動でできる
✅受付を自動で行うため業務の負担が少なくなる
✅イベント登録や案内が時間をかけずに簡単にできる
✅銀行振込やカード決済を選べる決済案内の手間がなくなる
✅お客様は一度登録したら簡単に予約を行うことができるためリピーターが増える

まずはお気軽にご相談ください

三角
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