リモートワークの時代になって、ZOOMやTeamsでの会議が増えているかと思います。
しかし、これまで主に対面でコミュニケーションをとっていた方は、慣れるまではやりにくいかもしれません。
チームで動いている場合は、誰が何を行っているか見えにくくなり仕事の効率が悪くなります。
それを避けるには、これまでの方法ではなく、少しやり方を変える必要があります。
それではどのように変更すればよいのでしょうか？
チームで動くためには、いつ誰が何をやって、何の課題があるか？をしっかりと把握する必要があります。
例えば、
- 認識違いで無駄が発生する
- 他の人がやっている作業を重複してしまう
- 誰もやらずに放置されてしまう
他にも多くのリスクは考えられます。
そのためには、チームの動きを見える化する必要があります。
それは、以下の5つがあげられます。
- スケジュールの見える化
- 資料の見える化
- 議事録の見える化
- 課題の見える化
- コミュニケーションの見える化
この5つはツールを使えば、容易に対応できるようになります。
今回は、5つの見える化対策と無料で使えるツールの使い方について解説します。
目次
スケジュールの見える化
対面でコミュニケーションをとっている場合は、「クライアントの〇〇株式会社とアポとりますが、来週の金曜日10時から空いていますか？」など口頭で簡単に確認がとれました。
リモートの場合はそうもいきません。
かと言っていちいち電話で確認したり、メールで確認するのは、とても効率が悪いです。
誰がいつ何をやっているか見える化すれば、調整が不要になります。
これを見える化するには、Googleカレンダーを共有すれば容易となります。
Googleカレンダー
https://calendar.google.com/calendar/r
設定は簡単にできます。
①Googleカレンダーの設定画面を開く
②共有したいカレンダーを選択
③特定のユーザーとの共有でユーザーを追加する
追加したユーザーには、メールが飛んで共有されます。
できるだけ見える化するためのコツとしては、予定だけではなく作業や内容の詳細も入れることです。
例として、
〇〇株式会社訪問
だけではなく、
〇〇株式会社訪問
△△プロジェクト見積もり取得打ち合わせの件
参加予定；田中部長、山田課長、佐藤氏
これぐらい書けばカレンダーだけで、進捗や状況が把握しやすくなるでしょう。
資料の見える化
これまで、自分のPCなどローカルで管理していた資料も見える化する必要があります。
メール共有している場合、どれが最新版かわからなくなり、いつのまにか古い資料に置き換わってしまうことが多々あります。（これを先祖返りと言っていました。）
特定の場所に最新版を置いておけば、そのようなことがなくなります。
どこにいても、最新版にアクセスでき更新できる環境があれば作業効率も格段に上がります。
それを行うには、クラウドストレージを使うのが一般的です。
よく使われているのは、Googleドライブ、Dropbox、OneDriveなどがありますが、ここではGoogleドライブをご紹介します。
資料の作成にはMicrosoft OfficeのExcelやWordを使用している方も多いかと思います。Googleにも似たようなツールが用意されています。
| Microsoft Office | ||
| 文書 | Word | ドキュメント |
| 表計算 | Excel | スプレッドシート |
| プレゼン資料 | Power Point | スライド |
少し前までは、Officeより機能も少なく使い勝手も悪かったのですが、アップデートにより最近ではだいぶ充実してきました。
共有する際には、誰がいつ更新したのかわからなくなるといったリスクにも、変更履歴管理機能により対応することができます。
メニューから
[ファイル]→[変更履歴]→[変更履歴を表示]
以下はスプレッドシートの画面です。
また、更新されたことを通知する機能もあります。（2022年1月13日現在ではスプレッドシートのみ）
スプレッドシートのメニューで、
[ツール] →[通知ルール] を開きます。
変更が入ったとき
を選択して、
通知方法は以下のどちらか設定します。
メール – 1 日 1 回: 1 日の変更をすべてまとめて送信
メール – その都度: 変更されるたびにメールを送信
これを設定すると誰かが更新した際には、メールが届くようになります。
これまでMicrosoft Officeを使っていた場合でも、インポートを行えば簡単に移行できるので是非やってみてください。
議事録の見える化
会議の後には、議事録やホワイトボードの写真を共有することが多いかと思います。
しかし、オンライン会議の場合は、あまり取らないことが多いように見受けられます。
オンライン会議はまだ少ないためトラブルが起きていないかもしれませんが、必ず後で言った言わないといったトラブルが発生してきます。
ずるい人になると、都合が悪いことは「電波が悪くて聞き取れなかった。」などと言う可能性もあります。
それを防ぐためには何らかの証跡を残すことをお勧めします。
証跡を残す方法は以下の2点ご紹介します。
画面録画機能を活用
ZOOMやSkypeは画面録画機能があるため、丸ごと録画して参加者へ配布すれば確実です。
動画なので容量が大きくなり、そのまま送ると送受信者双方に負担がかかります。その場合、Youtubeに限定公開でアップしてURLを参加者へ教えれば、外出先でもネットワークがつながれば参照することができます。
従来通り議事録を作成
従来の会議と同様に議事録を書く方法があります。議事録担当者を最初に決め、会議の内容を後ほど共有する方法です
オンラインの場合は、その場で画面共有をしながら議事録を仕上げていくという方法も使うことができます。
出席者がその場で確認できるので、あとで確認する時間が短縮できます。
よって意思決定のスピード化ができるようになります。
ただし慣れるまでは、議事録担当者は大変かもしれません。
議事録のツールは、前述したオンラインで共有できる、Googleドキュメントをお勧めします。
課題の見える化
言うまでもありませんが、現在何の課題を抱えているか？チーム全員で共有する必要があります。
課題を解決するために、スケジュールや担当者、タスクを決め、個人ではなくチームとして解決する必要があるからです。
課題は早く動かないと、傷が広がって取り返しがつかないものもあります。
よって、現状況をリアルタイムに把握する必要があります。
オンラインで共有しながら、ボトルネックとなっている課題の解決にチーム一眼となり進めて行きましょう。
課題管理には、スプレッドシートを使用することをおすすめします。
課題管理については詳細はこちらをご参照ください。
https://aka-link.net/kdaiikanrihyo-key/
コミュニケーションの見える化
オンラインの場合は物理的な距離が遠くなってしまうため、コミュニケーションが不足するデメリットがあります。
そのためには、ツールを使ってコミュニケーションを見える化することが大切です。
もし、いまだにメールで宛先にccを入れて共有している場合は改善が必要です。
メールではスピード感に欠けてしまします。人によっては1日1回しか見ないといったこともあります。チャットツールを使えば、プッシュ通知されるため、素早く既読してもらいやすくなります。
代表的なチャットツールは以下があげられます。
- LINE
- Facebookメッセンジャー
- Chatwork
- Slack
- LINE WORKS
LINEとFacebookメッセンジャーは、プライベートで利用されている方が多いかと思います。顧客や会社の上司とプリイベートは別にしたいですよね。もしそれでもビジネスで利用したいという場合、PCでの使い勝手やファイル保管期間などの制約があり利用しにくいので注意が必要です。
LINE WORKSはLINEのビジネス版ですが、今のところ使っているところが少ないようです。ただしLINEとほとんど同じUIなので、使いやすさと導入のしやすさは、他のツールより断然優位です。
この中でビジネスで多く使われているのは、ChatworkとSlackです。
双方有料プランもありますが、無料でも十分使えます。チャットだけ使う分には、大きな違いはありません。
あえて違いをいうならば、以下となります。
Chatwork）
タスク管理機能が備わっており、チャットをしながら発生したタスクを即座に作成・管理できる。
Slack）
外部サービスとの連携が充実している。
例えば、Googleカレンダーと連携してスケジュールが近づくとSlackに通知が来るようにするなど。
どちらか迷っている場合は、日本で作られたChatworkの方が日本人にとっては使いやすいかと思います。
一つチャットツールを使う際に必ずやって欲しいのは、宛先を指定することです。
グループで大人数になればなるほど、メッセージが増えてしまい埋もれてしまいます。そのため指定しなければ、見過ごしてしまったり、自分のタスクと認識が薄れてしまいます。
たいていのチャットツールはメンション機能が搭載されています。、メンションとは、「to〇〇さん」と指定できる機能です。
メッセージを送る際には、必ず入れるようにしましょう。
まとめ
テレワークになって慣れるまでは、仕事が進みづらいかもしれません。
しかし、本来はテレワークにならなくてもやった方がよいことばかりです。
中には、ツールを使うことに抵抗がある方もいると思います。
在宅でなくなっても、今回の記事を実践すれば以前より格段に効率化ができるはずです。
最後に、ゼネラル・エレクトリックの最高経営責任者ジャック・ウェルチの言葉を紹介します。
変革せよ。変革を迫られる前に。
本来は変革を迫られる前に、変革すべきでした。しかし今からでも遅くはありません。
会社を成長させるためには、新しい技術をとり入れ進化させる必要があります。
業務改善するチャンスと捉え、これを機会に業務を見直してはいかがでしょうか？
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