自治体の行政業務を変える！kintone導入事例集 | はじめてのIT化、DXならアカリンク

「待ち時間を減らしたい」「残業を減らしたい」――全国の自治体が抱える課題を、一気に解決できる可能性が見えてきました。

いま、多くの自治体で導入が進むクラウド型プラットフォーム「kintone」が、行政サービスの在り方を根本から変えようとしています。窓口での申請手続きがスムーズになり、職員の働き方も大きく変化。すでに導入した自治体からは「これまでの苦労が嘘のよう」という声も。本記事では、実際にkintoneを導入した自治体の生の声とともに、行政DXの最前線をお届けします。

簡単に説明する動画を作成しました！

自治体におけるkintoneの活用方法とは？

kintoneは、ノーコードでアプリを作成できる柔軟性を持つプラットフォームで、自治体職員が自らシステムを構築できる点が特徴です。業務に必要な機能を職員自身が設計することで、即戦力としてのアプリが短期間で完成します。

kintoneを活用した業務改善の具体例

例えば、ある市では、住民からの申請業務をデジタル化するためにkintoneを活用しました。このアプリでは、申請書類のデジタル管理と情報の一元化を実現しています。従来の紙ベースの業務では、進捗状況の確認や情報共有に時間がかかっていましたが、この仕組みを導入することで、申請確認が迅速になり、職員の業務負担が大幅に軽減されました。

自治体職員によるkintoneの導入事例

ある県の防災担当者は、コロナ禍における避難所運営の効率化を目的にkintoneを導入しました。このシステムでは、避難所の運営状況や収容人数をリアルタイムで管理可能にしています。これにより、緊急時にも正確な情報提供が可能となり、住民への迅速な対応が実現しました。特に、情報の集約性が評価され、自治体内外での情報共有が容易になっています。

どのようにkintoneを活用しているのか？

kintoneは、業務の進捗管理やデータ共有、市民フィードバックの収集など、自治体の多岐にわたる業務に対応しています。たとえば、各部署で発生するデータの整理や共有を効率化することで、業務全体の流れがスムーズになります。また、他システムとの連携を活用して、より広範な業務改善を可能にしています。自治体ごとの課題や目的に合わせた柔軟なカスタマイズが、多くの現場で成果を上げています。

kintone導入の成功事例はどこにある？

成功した自治体の事例紹介

ある市町村では、kintoneを導入して行政サービスをデジタル化し、大きな成果を上げました。申請業務から処理までを一元管理することで、職員の作業時間が約30%削減されただけでなく、住民へのサービスが迅速かつ正確になりました。このデジタル化により、職員の負担軽減と市民満足度の向上が同時に実現しました。

kintone導入による業務の効率化

kintoneの導入により、自治体内での情報管理や共有がスムーズになり、業務全体の可視化が進んでいます。職員は、進捗状況をリアルタイムで把握できるようになり、これまで必要だった電子メールや対面でのコミュニケーションが削減されました。その結果、連携の強化と迅速な意思決定が可能となり、業務の円滑な遂行が報告されています。

他の自治体への影響と結果

kintoneの成功事例が増える中で、他の自治体も導入を検討し始めています。業務改善やデジタル化の必要性が高まる中、成功事例を参考に導入準備を進める自治体が増加しています。これにより、全体的な行政サービスの質が向上し、自治体間での知見の共有がさらに活発化しています。

kintoneを利用したデジタル化の進め方

デジタル化に向けたkintoneの機能

kintoneは、データの集約、分析、可視化を可能にする強力なツールで、業務のデジタル化を加速させます。特に、進捗状況を一目で把握できるダッシュボード機能や、職員が必要な情報に迅速にアクセスできる検索機能が、業務の透明性と意思決定の迅速化に寄与します。これにより、チーム全体でのスムーズな業務遂行が可能になります。

業務のデジタル化に必要なツールとサポート

デジタル化を進めるには、kintoneの柔軟な機能を最大限に活用する必要があります。例えば、業務内容に合わせたアプリを作成し、それをカスタマイズすることで、現場に即したシステムを構築できます。さらに、自治体内の情報共有を円滑にするため、トレーニングやワークショップを開催し、職員が使いこなせる環境を整備することが重要です。これにより、システム導入の効果を最大化できます。

職員がkintoneを使う際のポイント

kintoneを活用する際、職員がまず取り組むべきは、自分の業務にどのように適用できるかを明確にすることです。具体的な業務フローを見直し、kintoneを活用したアプリを作成することで、日々の業務効率を向上させることが可能です。また、他の職員と成功事例を共有することで、新しい使い方や活用アイデアを学ぶ機会が増え、さらに効果的な運用が期待できます。

kintoneの導入による業務削減の可能性

業務効率化のためのkintone活用法

kintoneを活用した業務プロセスの見直しは、業務効率化の大きな鍵です。従来の紙業務をデジタル化することで、情報の検索や更新が迅速に行えるようになります。また、反復的な作業を自動化し、テンプレートを活用することで、職員がより重要な業務に集中できる環境が整います。これにより、効率的かつ柔軟な業務運営が可能になります。

紙業務の削減とデジタル化のメリット

kintoneの導入による紙業務の削減は、業務効率化だけでなく、環境への配慮という点でもメリットがあります。紙を使わないデジタル化により、情報が一元管理され、検索性やバックアップ性が向上します。この結果、情報の消失リスクが減少し、住民からの問い合わせに迅速に対応できるようになります。また、サービスの向上に直結するため、住民満足度の向上にも貢献します。

導入コストと効果のバランス

kintone導入に際しては、初期投資と得られる効果のバランスをしっかりと評価する必要があります。導入後の業務効率化により、時間の削減やコストカットが実現できるため、長期的に見れば十分なリターンが期待できます。導入計画の段階で効果測定を行い、持続可能な運用を視野に入れることが重要です。最終的には、職員の負担軽減や住民サービスの質の向上という形で、自治体全体に利益をもたらします。

自治体がkintoneを導入する際の課題とは？

kintone導入におけるセキュリティの考慮点

自治体でkintoneを導入する際に、セキュリティ対策は最優先課題となります。特に、住民の個人情報を扱う場合、情報漏洩を防ぐための措置が不可欠です。kintoneはクラウドサービスであるため、データの暗号化やアクセス権限の制御が重要です。また、ログイン管理を強化し、二要素認証を導入することで、安全性を高めることが可能です。これらの対策により、安心してデジタル化を推進できる基盤を整えられます。

職員のトレーニングと浸透の必要性

新しいシステムの導入には、職員の理解とスキル向上が欠かせません。kintoneの機能を十分に活用するためには、適切なトレーニングを実施し、職員がシステムに慣れることが重要です。初期段階では操作ガイドやハンズオンセッションを設けることで、抵抗感を軽減できます。また、成功事例を共有し、利用方法を広めることで、職員全体にシステムが浸透し、業務改善の効果を高めることができます。

導入後の運用と管理のポイント

kintoneの導入は、運用と管理が成功の鍵を握ります。定期的なシステムの見直しを行い、職員からのフィードバックを反映することで、運用環境を改善できます。また、アプリのバージョン管理を徹底し、必要に応じてデータのバックアップを取ることで、予期せぬトラブルに備えることができます。これにより、長期的に効果的なシステム運用を維持し、業務効率化の成果を継続的に享受できます。

自治体の行政業務を変える！kintone導入事例集に関しての「よくある質問」

Q1: kintoneとは何ですか？

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型業務改善プラットフォームです。プログラミングの知識がなくても、業務に必要なシステムを簡単に作成でき、チーム内の円滑なコミュニケーションも実現します。全国の自治体や省庁でも導入が進んでおり、業務の効率化やデジタル化に貢献しています。