「田中さんが休むと、会社が回らなくなる…」─そんな恐ろしい現実に直面している企業は、決して少なくありません。
重要な業務が特定の人にしか分からず、その人が病気や退職をすると業務が完全にストップしてしまう。「属人化」という見えない時限爆弾を抱えながら、「まあ、なんとかなるだろう」と先送りしている現場は数多く存在します。
しかし、コロナ禍でリモートワークが常態化し、人材流動性が高まった今、属人化のリスクはこれまで以上に深刻になっています。優秀な人材の突然の退職、業務の引き継ぎができずに発生するトラブル、新人教育に何ヶ月もかかる非効率性─企業の成長を阻む最大の障壁となっているのです。
「でも、どうやって解決すればいいのかわからない」「ベテランのノウハウをどう共有すれば」そんな悩みを抱える経営者に朗報があります。
DX（デジタル・トランスフォーメーション）を活用した属人化解消が、多くの企業で劇的な成果を上げています。業務プロセスの可視化、ナレッジベースの構築、AI活用による自動化─これらにより、「誰でもできる仕組み」を構築することが可能になりました。
この記事では、属人化解消に成功した企業の具体例から実践的な手法まで、持続可能な組織づくりのヒントをお届けします。
簡単に説明する動画を作成しました！
目次
属人化の原因とリスク
属人化の背景
属人化が発生する背景には、特定の担当者が特定の業務に長年携わっている場合や、業務プロセスが標準化されていない場合、ナレッジの共有が不十分である場合など、さまざまな要因があります。
属人化された業務は、特定の人のスキルやノウハウに依存するため、その人が不在になると業務が滞り、品質が低下するリスクがあります。
属人化を解消するためには、まずその原因を特定し、適切な対策を講じることが必要です。
属人化がもたらすリスク
属人化がもたらすリスクは多岐にわたります。
担当者が異動や退職した場合、業務が引き継がれず、停滞してしまう可能性があります。
また、特定の担当者にしか業務内容がわからないため、業務プロセスの改善が進まず、効率が低下する可能性があります。
属人化された業務はブラックボックス化しやすく、不正やミスが発見されにくいというリスクもあります。
属人化を解消することで、これらのリスクを軽減し、より安定した業務運営が可能になります。
業務効率への影響
属人化は業務効率に悪影響を及ぼします。
特定の担当者に業務が集中し、その担当者の負担が増加するだけでなく、他の担当者がその業務を代替できないため、全体の業務効率が低下します。
属人化された業務は、標準化や自動化が難しく、DX推進の妨げになることもあります。
DXツールを導入し、業務プロセスを可視化することで、属人化された業務を改善し、業務効率を向上させることが可能です。
業務改善の方法
業務改善を行うための方法
業務改善を行うための方法は多岐にわたりますが、ここでは属人化解消に焦点を当て、具体的なアプローチを解説します。
まず重要な点は、現状の業務フローを可視化し、属人化している作業を特定することです。
その上で、ナレッジの共有を促進するための社内システムを導入したり、業務マニュアルを作成したりすることが有効です。
DXツールを活用することで、業務プロセスを標準化し、属人化された仕事を誰でもできるようにすることも可能です。
これらの改善策を推進することで、企業全体の業務効率が向上し、属人化によるリスクを軽減できます。
属人化解消に向けたツールの活用
属人化を解消するためには、様々なツールを活用することが重要です。
例えば、ナレッジ共有システムを導入することで、特定の担当者しか持っていないノウハウやスキルを社内全体で共有することができます。
また、業務プロセスを自動化するRPAツールや、データを可視化するBIツールなども有効です。
これらのツールを導入することで、属人化された業務を標準化し、誰でも同じ品質で業務を遂行できるようになります。
DXの推進は属人化解消に大きく貢献し、会社の業務効率を飛躍的に向上させます。
ツールの活用は、属人化解消のために非常に有効な手段です。
DX推進に必要なステップ
DXを推進し、属人化を解消するためには、いくつかのステップを進めていく必要があります。
まず、現状の業務における課題を明確に特定し、属人化が発生している原因を分析します。
次に、デジタル技術を活用して業務を改善するための計画を作成します。
この際、部門間の連携を強化し、情報を共有するための体制を構築することが重要です。
さらに、DXツールを導入し、業務を自動化することで、属人化された作業を標準化し、効率を向上させます。
最後に、DX推進の効果を定期的に評価し、継続的に改善していくことが大切です。
プロセス自動化のメリット
プロセスの自動化には多くのメリットがあります。
まず、属人化された業務を標準化し、担当者の負担を軽減することができます。
自動化によって、人が行うべき作業が減り、より創造的な仕事に時間を割けるようになります。
また、ミスが少なくなり、品質が向上します。
さらに、データの入力や集計などの作業を自動化することで、業務効率を飛躍的に向上させることが可能です。
プロセス自動化は、DX推進の重要な要素であり、属人化を解消し、企業の競争力を高めるための鍵となります。
プロセス自動化を導入することで、企業はより効率的で柔軟なビジネス運営が可能になります。
成功事例の紹介
業務改善の成功事例1
ある企業では、属人化が深刻な問題となっていました。
特定の担当者しか業務の詳細を理解しておらず、その担当者が異動や退職した場合、業務がストップしてしまうリスクがありました。
そこで、DXを推進し、業務プロセスを可視化するツールを導入しました。
その結果、業務の標準化が進み、誰でも業務を遂行できるように改善されました。
ナレッジ共有システムも導入し、ノウハウの蓄積と共有を促進しました。
この事例では、DX推進が属人化解消に大きく貢献し、業務効率が大幅に向上しました。
業務改善の成功事例2
別の会社では、属人化された作業が原因で、業務の品質にばらつきが発生していました。
特定の担当者が行う作業の方法が標準化されておらず、人によって結果が異なるという状況でした。
そこで、業務フローを見直し、RPAツールを活用してプロセスを自動化しました。
その結果、作業の品質が安定し、業務効率も大幅に向上しました。
また、データ分析ツールを導入し、業務プロセスのボトルネックを特定し、改善策を実施しました。
この事例では、DX推進が属人化によるリスクを軽減し、企業の競争力を高めました。
成功事例から学ぶポイント
これらの成功事例から学ぶポイントは、まず現状の業務における課題を明確に特定し、属人化が発生している原因を分析することです。
次に、デジタル技術を活用して業務を改善するための計画を作成します。
DXツールを導入する際には、業務プロセスの標準化や自動化を意識し、誰でも業務を遂行できるようにすることが重要です。
また、ナレッジ共有システムを導入し、ノウハウの蓄積と共有を促進することも大切です。
DX推進の効果を定期的に評価し、継続的に改善していくことが成功への鍵となります。
属人化解消のためのポイント
業務フローの見直し
属人化を解消するためには、まず業務フローの見直しが不可欠です。
現状の業務フローを可視化し、属人化している作業を特定します。
その上で、業務プロセスを標準化し、誰でも同じように業務を遂行できるように改善します。
業務フローの見直しでは、無駄な作業を排除し、効率的なプロセスを構築することが重要です。
DXツールを活用することで、業務フローの可視化や標準化が容易になります。
改善された業務フローは、チーム全体で共有し、理解を深めることが大切です。
チーム全体での共有と管理
属人化を解消するためには、チーム全体での共有と管理が不可欠です。
業務に関する情報やノウハウを社内システムやナレッジ共有システムを活用して共有し、誰でもアクセスできるようにします。
チーム内で情報を共有することで、属人化された知識やスキルを分散させることができます。
また、業務の進捗状況や課題を共有することで、チーム全体で協力して問題を解決することができます。
チームでの共有と管理は、属人化解消のための重要な要素です。
継続的な改善の重要性
属人化解消は一度行えば終わりではありません。
業務環境や技術は常に変化するため、継続的な改善が不可欠です。
定期的に業務プロセスを見直し、属人化している箇所がないか確認します。
DXツールの導入や活用方法も、常に最適化していく必要があります。
また、チームメンバーのスキルアップを支援し、新しい技術や知識を習得する機会を提供することも重要です。
継続的な改善を行うことで、属人化によるリスクを最小限に抑え、企業の競争力を維持することができます。
属人化を解消するDX推進: 原因とリスク、業務改善の方法と成功事例に関する「よくある質問」
Q1: 属人化とは何ですか？なぜ問題になるのですか？
属人化とは、特定の業務が一部の担当者に依存している状態のことを指します。例えば、「この仕事は○○さんしかできない」といった状況です。
この状態が続くと、担当者が休んだり退職した際に業務が止まるリスクが高まります。また、業務のブラックボックス化により改善点が見えにくくなり、生産性も上がりません。
Q2: 属人化が起こる主な原因は何ですか？
属人化の原因は以下のようなものがあります。
- 業務マニュアルが整備されていない
- 教育・引き継ぎの仕組みがない
- ITツールの活用が進んでいない
- 業務が複雑化・個人の経験に依存している
特に「紙やエクセルだけで管理している業務」は属人化しやすく、DXの必要性が高い領域です。
Q3: 属人化にはどのようなリスクがありますか？
属人化を放置すると、以下のようなリスクが発生します。
- 業務停止・納期遅延の発生
- 社員の精神的負担増加・離職
- ノウハウの蓄積ができない
- 企業全体の生産性が低下する
特に中小企業では、数人に業務が集中しているケースが多いため、経営リスクが非常に高いと言えます。
Q4: DXを活用して属人化を解消する方法とは？
DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進することで、属人化の解消が可能です。代表的な方法は以下の通りです。
- 業務マニュアルや手順書のデジタル化
- クラウドツールを使った情報の共有・可視化
- RPAやノーコードツールで業務を自動化
- 業務の標準化と定型化の徹底
重要なのは、ツールを導入するだけでなく、業務の見直しやルール作りも並行して行うことです。
Q5: 属人化解消に成功した企業のDX事例はありますか？
はい、以下は実際の成功事例です。
ある製造業の中小企業では、「製品の出荷管理をベテラン社員1人がエクセルで担当」しており、その社員がいないと業務が回らない状況でした。
そこで、クラウド型の在庫・出荷管理システムを導入し、業務フローを可視化・共有化。さらに、RPAで一部の処理を自動化することで、複数人が対応可能な体制を構築しました。
結果として、残業時間が30％削減、引き継ぎもスムーズになり、新人でもすぐに業務を担えるようになりました。
DXやITの課題解決をサポートします！ 以下の無料相談フォームから、疑問や課題をお聞かせください。40万点以上のITツールから、貴社にピッタリの解決策を見つけ出します。
このブログが少しでも御社の改善につながれば幸いです。
もしお役に立ちそうでしたら下のボタンをクリックしていただけると、 とても嬉しく今後の活力源となります。 今後とも応援よろしくお願いいたします！
IT・通信業ランキング | にほんブログ村  |
もしよろしければ、メルマガ登録していただければ幸いです。
【メルマガ登録特典】DX戦略で10年以上勝ち続ける実践バイブル『デジタル競争勝者の法則』をプレゼント！
今すぐプレゼントを受け取る